Toezicht op digitalisering: Digidashboard in vijf dimensies

Als (digi)commissaris wordt mij regelmatig de vraag gesteld “Waar moet ik in de RvC op letten wanneer het onderwerp IT of Digital aan de orde komt?” Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden verschijnen er enkele artikelen over in de reeks Toezicht op Digitalisering. In dit eerste artikel introduceer ik het Digi-Dashboard voor de Commissaris. Een handreiking.

Op het Digi-Dashboard zijn vier kwadranten van belang en er is een vijfde overkoepelende dimensie, die als laatste wordt beschreven.

Voor een goede uitvoering van het IT Operatie takenpakket (‘RUN’) dienen de indicatoren in het eerste kwadrant, tenslotte valt elk gesprek over de toegevoegde waarde van Digitalisering stil, wanneer de operatie onbetrouwbaar functioneert. De IT Operatie vormt de hoeksteen van een onderneming met Digital ambities, rechtsonder daarmee op het dashboard.

Een tweede dimensie op het dashboard is het kwadrant Risico Management (“COMPLIANCY”). Indicatoren over de stand van zaken met betrekking tot de Governance op Digitalisering zoals Business Continuity Planning, Cybersecurity, GDPR, en indien noodzakelijk geacht COBIT, dan wel COSO Enterprise Risc Management indicatoren. Allemaal randvoorwaardelijke factoren en daarmee linksonder op het dashboard.

De derde dimensie wordt gevormd door indicatoren over het programma/projecten portfolio in uitvoering, naar gelang de omvang van de organisatie. “CHANGE THE BUSINESS” is een strategisch relevant kwadrant en geeft indicatoren weer waarmee de sturing op Digital wijzigingen in de Business, IT en uitvoering in onderlinge samenhang kan worden uitgedrukt, gevolgd en besproken.

De vierde en laatste dimensie betreft de indicatoren ten behoeve van de Digitaliserings strategie van de onderneming. Wat betekent Digitalisering voor de onderneming, welke strategie wordt er gevoerd, en welke nieuwe diensten gaan top-line omzet genereren? Links boven, want dit kwadrant is het belangrijkste kwadrant, maar er kunnen niet effectief vorderingen worden geboekt, wanneer de andere drie kwadranten onvoldoende aandacht krijgen.

Voor elk kwadrant kunnen enkele indicatoren worden bedacht tussen RvC en Management / Directie die op dat moment het meest relevant worden geacht. Naar mate de volwassenheid van de Digital activiteiten groeit, zullen hier wijzigingen in worden aangebracht en dat is prima. Het enige échte Digidashboard bestaat daarmee niet. Essentieel zijn gemeenschappelijke taal en begrip.

De vijfde dimensie is disruptie door Digital (de inzet van nieuwe IT mogelijkheden). Door regelmatig aandacht te besteden aan dit kwadrant in het gesprek tussen RvC en Management / Directie kan structureel worden gesproken over nieuwe technologische ontwikkelingen en hun relevantie voor de onderneming.

Bovenstaande uiteenzetting geeft een startpunt voor de dialoog in de RvC over het onderwerp Digital. Het is geen cookbook, maar een handreiking. Ook CIO’s hebben hier een belangrijke taak. Start met het gesprek over de wenselijke inhoud van de kwadranten en de informatie voorziening aan de RvC. Het betaald zich dubbel en dwars terug!

Ries Bode is (digi)commissaris bij enkele vennootschappen en Raad van Advies. Zijn achtergrond is (interim)directeur in business en IT posities (CIO).